Zajmujemy się porządkowaniem "archiwizacją" dokumentacji:

• osobowej

• płacowej

• organizacyjnej

• finansowo-księgowej

• medycznej

• technicznej

• szkolnej

• sądowej

​

Dokumentację archiwizujemy zgodnie z wytycznymi określonymi m.in. w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

​

 

Poniżej przedstawiamy przykładowe schematy klasyfikowania i kwalifikowania poszczególnych dokumentów:

  1. Akta osobowe, na teczce umieszczamy:  

  - B-50 – prawy górny róg jednostki

  - Imię i nazwisko

  - Imię ojca (w przypadku braku imienia ojca nie wypisujemy imienia matki)

  - Daty skrajne

• wypisujemy ze świadectwa pracy

• przy kilku świadectwach pracy  z danej firmy wypisujemy cały zakres (np. jest 1983-1984 i 1999-2005 to wypisujemy lata 1983-2005)

• w przypadku braku świadectwa pracy wyciągamy ze wszystkich dokumentów danej firmy

• gdy nie ma możliwości ustalenia piszemy z zakresu całej dokumentacji osobowej danej firmy

  - Uwagi pisane skrótami – prawy dolny róg teczki:

• KW – karty wynagrodzeń

• KZ – karty zasiłkowe

• Rp-1, Rp-6, Rp-7

• Brak akt

 

  2. Pozostała dokumentacja osobowa – tytuł zapisujemy w uwagach

• Świadectwa pracy (alfabetycznie)

• Umowy o pracę, angaże, przeszeregowania (alfabetycznie)

• Umowy zlecenia i o dzieło ze składką ZUS (alfabetycznie)

• Rejestry pracowników

• Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji osobowej

 

  3. Dokumentacja kategorii B-25, według rodzajów dokumentacji, a w danym rodzaju według lat (np. bilans 2010, bilans 2011, bilans 2012, ...) 

• Sprawozdania finansowe - roczne (bilans, rachunek zysków i strat, analizy, opinie biegłych rewidentów)

• GUS (sprawozdania roczne, ankiety)

• Dokumenty rejestrowe (KRS, REGON, NIP)

• Statut firmy

• Schemat organizacyjny

• Regulamin pracy

• Zakładowy plan kont

• Protokoły ze zgromadzeń, wnioski i uchwały organów zarządzających

• Akty notarialne

• Patenty, certyfikaty

• Cenniki i katalogi z cenami - własne

• Kontrola (np. ZUS, PIP, US,...)

• Dokumenty likwidacyjne firmy

• Korespondencja z ZUS

• Śmiertelne wypadki przy pracy

• Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji innej niż osobowa

​

  4. Dokumentacja kategorii B-10, według rodzajów dokumentacji, a w danym rodzaju według lat (np. umowy 2010, umowy 2011, umowy 2012, ...)

• Umowy (z firmami, kontrahentami)

• Wezwania do zapłaty

• Wierzytelności

• Miesięczne sprawozdania finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, GUS)

• Środki trwałe (ewidencja, amortyzacja)

• Dokumentacja sądowa

• PFRON, ZFŚS

• Ubezpieczenia

• Wypadki przy pracy

• Delegacje

• Oferty własne

• Kosztorysy

• Korespondencja

​

  5. Dokumentacja księgowa, kategorii B-5, według roczników, a w danym roczniku zgodnie z niżej podanym schematem: 

• Rejestr VAT zakupu

• Zakup (faktury VAT, rachunki)

• Rejestr VAT sprzedaży

• Sprzedaż (faktury VAT, rachunki)

• Kasa ( raporty kasowe, dowody KP, KW)

• Bank (wyciągi bankowe, przelewy)

• Polecenia księgowania – PK

• Magazyn (dowody magazynowe: WZ, PZ, RW, MM; stany magazynowe)

• Inwentaryzacja (spis z natury, księgi inwentaryzacyjne)

• Wydruki księgowe (zestawienie obrotów i sald, dzienniki, zapisy i księgowania na kontach,)

• PIT, VAT, CIT, NIP, TYT (deklaracje)

• Inna dokumentacja księgowa nie wymieniona - według rodzajów dokumentacji, a w danym rodzaju według lat (np. zasiłki rodzinne 2015, zasiłki rodzinne 2016, ...)

• Umowy zlecenia i o dzieło (bez składki ZUS)

• Zasiłki rodzinne

• Legitymacje ubezpieczeniowe

• Godzinowe karty pracy

 

  6. Dokumentacja kategorii B-5, według rodzajów dokumentacji, a w danym rodzaju według lat (np. zasiłki rodzinne 2015, zasiłki rodzinne 2016, zasiłki rodzinne 2017, ...): 

• Umowy zlecenia i o dzieło (bez składki ZUS)

• Zasiłki rodzinne

• Legitymacje ubezpieczeniowe

• Godzinowe karty pracy

  

  7. Dokumentacja kategorii B-3:

• Pocztowe książki nadawcze

 

  8. Dokumentacja kategorii B-2: 

• Listy obecności

• Urlopy

• Listy przewozowe

• Karty drogowe

​